Her er alt, hvad du behøver at vide om de lovmæssige krav til tidsregistrering.
Det er tid til at begynde med tidsregistrering, da lovforslaget om registrering af arbejdstid og lignende er blevet vedtaget af Folketinget. Tidligere har den gældende danske lovgivning ikke pålagt et generelt krav om at registrere lønmodtageres daglige arbejdstid, men på baggrund af EU-Domstolens afgørelse i sag C-55/18, CCOO, har Folketinget fundet det nødvendigt at indføre et sådant krav. Loven træder i kraft den 1. juli 2024.
Hvem skal registrere arbejdstid?
Med ændringen af loven indføres et krav om, at alle lønmodtagere som hovedregel skal registrere deres arbejdstid. Dette inkluderer også ledere og alle virksomheder uanset selskabsform og størrelse af medarbejderstaben.
Kan lønmodtagere undtages fra reglerne?
En række lønmodtagere kan undtages fra reglerne. Disse kategoriseres som “selvplanlæggere”.
Hvis en selvplanlægger kan undtages fra kravet om ugentlig arbejdstid, det vil sige, hvis de er undtaget fra de arbejdsmiljømæssige regler om daglig og ugentlig hviletid, vil de også være undtaget fra kravet om tidsregistrering.
En lønmodtager betragtes som selvplanlægger, hvis:
- Deres arbejde har særlige karakteristika, som gør det umuligt at måle eller fastsætte arbejdstiden på forhånd.
- De selv kan fastsætte deres arbejdstid, typisk gældende for lønmodtagere med selvstændige beslutningsbeføjelser eller ledelsesmæssige funktioner.
Det er en konkret vurdering, om en lønmodtager kan undtages fra reglerne om maksimal arbejdstid og kravet om registrering af arbejdstid.
Hvis en lønmodtager betragtes som selvplanlægger og kan undtages fra de arbejdsmiljømæssige regler om daglig og ugentlig hviletid, skal det specificeres i deres ansættelseskontrakt eller et tillæg hertil, at reglerne ikke gælder for dem. Manglende inkludering af en sådan bestemmelse vil medføre, at lønmodtageren anses for at være omfattet af reglerne.
Kravet om, at undtagelsen fra reglerne om ugentlig arbejdstid og tidsregistrering skal fremgå af lønmodtagerens ansættelseskontrakt eller tillæg, giver anledning til overvejelser hos arbejdsgiverne om, hvorvidt ændringen i status til selvplanlægger udgør en væsentlig ændring af lønmodtagernes ansættelsesforhold.
Arbejdstidsregistreringssystemet
Loven pålægger arbejdsgiverne at implementere et arbejdstidsregistreringssystem, så den enkelte lønmodtager kan måle sin daglige arbejdstid. Der er ingen specifikke krav til, hvordan dette system skal udformes, men det skal være “objektivt, pålideligt og tilgængeligt”, og lønmodtagere skal have adgang til deres egne data.
Arbejdsgiverne har stor frihed til at vælge metode, og registreringssystemet kan for eksempel være et IT-system, der kan tilgås via en computer/laptop, eller en app, der kan tilgås via en smartphone. Derudover kan arbejdsgiverne overveje andre løsninger, men de skal sikre, at de overholder databeskyttelsesreglerne.
Lønmodtagernes data skal som hovedregel opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af den enkelte lønmodtagers gennemsnitlige ugentlige arbejdstid, op til 5 år og 4 måneder.
Hvad er arbejdstid?
Arbejdstid defineres i overensstemmelse med EU-retten. Ifølge arbejdstidsdirektivsgennemførelsesloven, § 2, stk. 3, er arbejdstid “det tidsrum, hvori arbejdstageren er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelse af sin beskæftigelse eller sine opgaver.”, medmindre kollektive overenskomster regulerer dette. Arbejdstid er derfor den periode, hvor en lønmodtager er på arbejde, til rådighed og udfører sine opgaver. Det vil være en vurderingssag, om en aktivitet betragtes som arbejdstid.
Registrering af arbejdstiden rejser spørgsmål for arbejdsgiverne, herunder om rådighedsvagter udgør arbejdstid, hvornår og hvor ofte der skal registreres tid, i forhold til det valgte arbejdstidssystem, og hvem der skal have ansvar for tidsregistreringen osv.
Anbefalinger/hurtig start?
Loven træder i kraft den 1. juli 2024, og det vil sandsynligvis tage et par måneder at implementere software, etablere tidsregistreringssystemet og få medarbejderne involveret. Derfor bør arbejdsgiverne begynde implementeringen mv. så tidligt som muligt inden den 1. juli 2024 for at være compliant.
I den forbindelse bør arbejdsgiverne overveje at:
Fastlægge, hvordan tidsregistreringen skal foregå, f.eks. via et IT-system eller en app.Inddrage medarbejderne og eventuelt deres repræsentanter i dialogen om, hvordan systemet skal fungere i praksis.
Vurdere, om der er medarbejdere/ledere, der kan undtages fra kravet om registrering af arbejdstid, og om der skal udarbejdes tillæg til ansættelseskontrakter.
Kontrollere, om formuleringen af ansættelsesaftaler og politikker opfylder lovens krav.
Sikre, at der også i denne sammenhæng overholdes GDPR-reglerne.